Ordner adalah dokumen map yang paling sering kita temui serta gunakan di perkantoran. Sebuah perusahaan besar dengan aktivitas padat setiap harinya, pasti akan mempunyai urusan administrasi yang begitu berbelit dan rumit. Perusahaan-perusahaan tersebut pastinya membutuhkan peralatan yang dapat digunakan untuk melakukan tugas administrasinya, dan salah satu diantaranya adalah ordner. Setiap karyawan dipercayakan untuk diberikan ATK (alat tulis kantor) supaya tidak perlu pinjam meminjam ataupun tertukar dengan yang lainnya. Banyak sekali jenis-jenis alat tulis kantor seperti pulpen, kop surat, kalkulator, kertas HVS, spidol, steples, ordner dan lainnya. Dalam pembahasan kali ini kita akan berfokus untuk memahami betapa pentingnya memiliki ordner untuk keperluan administrasi.
Baca juga: Informasi Lengkap tentang Nota Faktur Untuk Setiap Transaksi
Ordner Adalah…
Mencari dokumen lama sangatlah merepotkan apalagi jika perusahaan Anda tidak menata dokumen tersebut dengan rapih. Bisa dibutuhkan waktu berjam-jam untuk mencari sebuah dokumen tersebut. Jika Anda pernah merasakannya, maka ordner adalah solusi yang tepat buat Anda. Sebelum kita membahas tentang fungsi dan keunggulan Ordner, berikut sedikit gambaran apa itu ordner. Ordner adalah sebuah map besar berbahan dasar karton tebal yang mempunyai fungsi untuk menyimpan dokumen dan arsip. Ordner memiliki karakteristik besar dan kokoh (berbahan dasar board) serta kekuatan ordner dapat Anda langsung rasakan hanya dengan memegang bagian covernya saja. Akan tetapi ordner sangat rentan dengan api, sehingga media ini sangat mudah terbakar.
Ordner umumnya berukuran 3.45 cm x 28.5 cm x 7 cm dan terdapat dua penjepit besi pada sisi tengah dalam nya yang digunakan untuk menjilid dokumen dan arsip. Ordner memiliki dua sisi, yaitu cover depan dan cover belakang yang berfungsi untuk menutupi serta melindungi dokumen yang ada didalamnya. Ordner dalam hal ini dapat dibeli di toko ATK dengan bentuk dan gambar standard dengan beberapa merek terkenal. Akan tetapi bagi perusahaan yang membutuhkan ordner dengan desain lebih formal, maka dapat memesan ordner secara custom di salah satu perusahaan percetakan offset dan digital printing. Gunakanlah jasa digital printing, jika kebutuhan ordner Anda tidak banyak ( >500pcs) dan jika kebutuhan cetak ordner Anda banyak, maka menggunakan percetakan offset adalah solusi yang tepat bagi Anda dikarenakan harganya yang lebih bersaing.
Akan tetapi mencetak dengan kuantitas yang besar sangat memakan waktu dikarenakan dibuat dengan menggunakan kerajinan tangan manusia. Oleh karena itu rencanakan dahulu tentang kapan Anda ingin menggunakan ordner ini sehingga Anda dapat mencetak jauh hari sebelumnya. Mencetak cover ordner dapat menggunakan kertas Art paper dan Matt paper serta dilapisi dengan plastik laminasi (Doff / Glossy). Hasil cetak akan terlihat lebih premium jika Anda menambahkan elemen finishing seperti spot uv atau poly (tinta emas, silver). Mintalah sebuah hasil proof jika Anda mencetak dalam jumlah besar untuk memastikan pesanan sesuai dengan ekspetasi anda,kemudian tanda tanganlah pada hasil proof sehingga perusahaan percetakan dapat mengacu kepada hasil yang Anda sudah setujui.
Fungsi Ordner
Jika Anda sudah lebih mengenal dan memahaim tentang Ordner, maka kita bisa beralih ke topik selanjutnya, yaitu membahas tentang fungsi ordner itu sendiri. Kertas yang bertebaran di ruang administrasi dapat dirapikan dengan menggunakan ordner, apalagi jika kertas itu adalah dokumen penting yang tidak boleh hilang seperti data kustomer, data tagihan, data PO dan lainnya. Jika Anda memberi label pada ordner, maka Anda bisa mengelompokan dokumen-dokumen secara rapih pada setiap ordner. Misalnya, ordner khusus PO, atau bisa juga ordner khusus data tagihan.
Rapihnya dokumen administrasi Anda akan membantu dalam menjalankan bisnis, anda tidak perlu lagi khawatir akan kehilangan dokumen pada saat Anda membutuhkannya dikarenakan dokumen sudah dapat dicari dengan mudah. Pastikan untuk menjepit dokumen Anda pada saat memasukan arsip sehingga dokumen tidak jatuh. Pastikan juga Anda menyusun dokumen dengan nomor urut yang jelas sehingga mudah bagi Anda dalam omencari dokumen tersebut. Taruhlah kembali ordner anda pada tempatnya jika Anda sudah selesai mencari dokumen dan arsip.
Ordner digunakan pada setiap perusahaan baik itu pada perusahaan dengan sekala kecil, sedang ataupun besar. Tidak hanya perusahaan, yayasan dan sekolahpun juga pasti menggunakan ordner dikarenakan memberikan keuntungan tersendiri pagi setiap penggunanya. Berikut tips supaya Ordner dapat terlihat lebih rapih:
- Letakkan didalam lemari yang tertutup atau dalam rak buku jika Anda memilikinya
- Kelompokan ordner sesuai dengan isinya
- Berilah label pada setiap ordner supaya mudah untuk ditemukan
- Sisi punggung ordner harus menghadap keluar sehingga mudah dibaca
Sekian pembahasan tentang pengertian ordner dan fungsi ordner bagi perusahaan untuk menyimpan dan mengelola dokumen dengan baik dan benar. Semoga dapat membantu anda.
