Nota faktur, atau sering juga disebut nota invoice adalah bentuk dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli. Faktur merupakan verifikasi tertulis dari perjanjian antara penjual dan pembeli. Kegunaan faktur sebagai bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan dalam berbagai transaksi. Berbagai bisnis memerlukan buku nota faktur dalam operasionalnya, untuk keperluan nota transaksi, surat jalan, tanda terima, dan keperluan lainnya.
Apa Yang Perlu Disertakan Dalam Buku Nota Faktur?
Bagian yang ada dalam Desain Buku nota faktur biasanya sebagai berikut:
- Logo, melengkapi faktur dengan sebuah logo akan membuatnya semakin efektif dan terlihat profesional.
- Tanggal pembuatan faktur, Tanggal faktur mulai dari transaksi dimulai. Misalnya jika memiliki batas waktu pembayaran, harus memasukkan tanggal jatuh tempo agar pembeli mengetahui kapan harus membayarnya.
- Nama dan alamat penjual dan pembeli, diperlukan agar mempermudah dalam berhubungan dan sebagai pelengkap informasi.
- Deskripsi barang yang dibeli, baik harga produk maupun layanan beserta jumlah dan harganya. Dalam deskripsi harus mengisinya dengan sedetail mungkin untuk menghindari kebingungan.
- Keterangan syarat dan ketentuan dalam transaksi, mungkin penjual memiliki sebuah persyaratan khusus dalam transaksi, maka harus mencantumkannya dengan tanda bintang atau tanda khusus lainnya.
Ukuran Buku Nota Faktur Standar
Berikut adalah ukuran-ukuran standar dalam buku nota faktur :
- Buku Nota Double Folio (Ukuran 43 x 33 cm)
- Buku Nota Folio (Ukuran 21,5 x 33 cm)
- Buku Nota ½ Folio (Ukuran 21 x 16 cm)
- Buku Nota ⅓ Folio (Ukuran 21 x 10,5 cm)
- Buku Nota ¼ Folio (Ukuran 16 x 10 cm)
- Buku Nota ⅙ Folio (Ukuran 10 x 10,5 cm)
Ukuran tersebut adalah ukuran standar yang paling sering digunakan, jika menginginkan ukuran yang berbeda masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Baca juga: Ukuran Kertas Buffalo dan 4 Tips Penting Sebelum Membelinya
Salinan Dalam Buku Nota Faktur
Pada umumnya bentuk rangkap 2 adalah yang paling banyak digunakan, namun bentuk rangkap 3 juga populer. Tetapi jika membutuhkan lebih banyak salinan dapat menambah kertas karbon lagi. Untuk bahan kertas yang digunakan biasanya dengan kertas karbon Cetak NCR khusus.
Dengan membuat buku nota, memungkinkan untuk membuat rangkap atau salinan dari setiap transaksi. Selain itu nota dapat didesain dengan watermark logo perusahaan, sehingga tidak mudah ditiru maupun dipalsukan oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Format Percetakan Buku Nota Faktur
Format percetakan buku nota faktur biasanya hanya dengan tinta hitam satu warna, atau dapat juga menambahkan warna lain untuk bagian logo perusahaan. Tetapi jika ingin memperkuat merek dan membuatnya lebih menonjol, dapat juga membuat nota faktur dengan 4 warna atau full color, tentu saja harga produksi akan lebih mahal jika dibandingkan dengan format satu warna saja.
Pentingnya Nota Faktur
Nota faktur sebagai catatan transaksi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan besar. Bisnis kecilpun membutuhkannya sebagai acuan untuk memperhatikan transaksi internal ataupun eksternal lebih akurat. Misalnya jika mendapati komplain atau klaim, akan tersedia salinan sebagai acuannya.
